スケジュール管理だけじゃない!デキる女の手帳の書き方

毎日の予定を一冊に詰め込んだ「スケジュール手帳」。働いている方だと手放せないほど愛用していることが多いのではないでしょうか。最近ではスマホに予定を入力することも増えましたが、それでも根強く使用されている手帳。デキる女はスケジュールだけではなく、あることも記載しているんです!ここではその秘密を徹底的にご紹介します!

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2017/12/16 更新 公開

スケジュール帳を書いて毎日を充実させよう

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どんなにスマホが普及しても、手書きの手帳の人気は下がりません。
スケジュール管理だけなら、変更があればすぐに直せて簡単、荷物も増えないスマホのほうが効率がいいのに、どうしてなのでしょう?

それは、手帳を持つ人はただ単に手帳でスケジュール管理をしているのではないからです。
仕事の効率を上げるだけに留まらない、生活を充実させる手帳の書き方をお教えします!

手帳には古くならない情報を書き込む

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手帳を持っているけれど、月間のカレンダー式のページとちょっとしたメモスペースしかない薄いもので、予定を書き込むだけ、という使い方をしていませんか?
ただ単にスケジュール管理に使用するならば、正直な話スマホで十分です。
わざわざ紙の手帳を持つ必要はありません。

特に、自分のスケジュールが自分だけでなく人の時間まで左右するような立場にいる人は、スケジュール管理はパソコンでしたほうが確実です。
変更があればスマホからでもすぐにアクセスできていつでもどこにいても書き換えられますし、関係者がそれをすぐに把握できます。

ではなぜ、仕事を多く手掛ける人、会社の経営者といったトップに立つ人ほど手帳を持ち歩くのかというと、手帳でスケジュール管理をしているわけではないからです。
彼らは手帳に何を書き込んでいるかというと、その日に思いついたアイデア、会った人と話していて覚えておきたいと思った内容、本を読んでいて感銘を受けた言葉、そういったものを忘れないうちにすぐに残せるように、手帳を開きます。

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スマホのメモ機能でもいいんじゃない?と思うかもしれませんが、この「書く」という行為にこそ意味があるのです。
まず、ペンを使って書くという行為をすることで、手を動かし、記憶に残りやすくなります。
その時はただ書き留めただけでも、後日見返した時にそのメモがきっかけで仕事のアイデアをひらめいたり、プライベートで悩んでいたことなどの解決のヒントになることがあります。

それから、相手に不快な思いをさせません。
話の途中でスマホをいじられたら、ちゃんと話を聞いているのかどうか疑いたくなりますよね。
スマホはその小さな画面でいろいろなところにつながり、いろいろなことができますから、メモを取っているというよりもラインか何かしているように思えてしまいます。

スマホと育って行く世代ならばそうではないのかもしれませんが、30代の私でも話しながらスマホをいじられたら、自分との会話は片手間のようで気分が良くありません。
おじさま方だったらなおのことそうでしょう。
それがスマホではなく、手帳を開いて何かを書いていたら、自分の話を熱心に聞いてくれているな、と相手に良い印象を持ちますし、感心もします。

ある女性社長は、仕事の情報はすぐに古くなってしまうけれど、物の見方や自分の立ち位置についての言葉は何年も後になって読み返しても変わらずに響いてくるものがある、と雑誌で語っていました。
今現在手がけている仕事をその場しのぎにせず、培ってきた経験を未来に生かす仕事をするためには、その時に感じたこと、学んだこと、経験したことを書き残す必要があります。
何年経っても古くならない情報を書き込むことで、手帳はただのスケジュール管理ツールとしてだけでなく、未来の自分への自己啓発書にもなるのです。

手帳には具体的に何を書けばいい?

手帳の書き方というのは人それぞれですから、正直な話、「絶対にこうした方が仕事の効率が上がる!」「プライベートが充実する!」と紹介できるものではありません。
それは、何年もかけて自分で模索していくものです。
ですが、人の手帳の書き方を知ることで自分なりの手帳の書き方のヒントにすることはできますから、これはすぐに実践できて効果が高そう!というものをご紹介しますね。

①前日、もしくはその日の朝にTo Doリストを作る

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頭の中で「今日やること」を考えるだけだと、忘れてしまったり優先順位が上手くつけられずに結局残業・・・ということになりがちです。
優先順位が高い順にリストアップして、そのリストに締め切り時間(いつまでに仕上げるとか、午前中に終わらせるとか)を付帯させると、てきぱきと仕事を進めることができます。
予定通りに終わると達成感があり充実度が高いですし、完了してからリストに横線を引くのは快感です。
翌日のやる気にもつながりますね。

②反省点を書く

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手帳には予定だけでなく、その仕事を終えた後の反省点を書き込みます。
失敗や反省はもちろん、大成功だった、こんなところが我ながら良かった、という成功の記録も残します。
そうすることで、自分が犯しがちな失敗を把握できたり、どういう状態だとうまくいくのか、という傾向を知ることができます。
成功の記録は、落ち込んだ時に読み返すと気力が湧いてポジティブになれますから、おすすめですよ。

③あらかじめ空白の時間、空白の日を作る

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空いている時間があると、どうしてもそこに予定を入れたくなってしまいますよね。
ですが、アイデアを練ったり、必要な本を読んだり、頭や身体を休めてリフレッシュしたり、という一人になる時間は必要です。
あらかじめ予定をブロックして、何もない余白の時間を作りましょう。
また、趣味の時間は生活を充実させるための、仕事と同じくらい大切な時間です。
時間ができたらやろう、ではなく、わざわざそのための時間を作るくらいでちょうどいいです。

④色を使いこなす

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といっても、予定ごとに色を分けるとか、5色も6色も使うという意味ではありません。
せいぜい3、4色でしょうか。
1本のペンで使いまわせる程度の種類です。

例えば、確定の予定(というのは変な表現ですが・・・お分かり頂けると思います)は黒ボールペン、仮の予定や保留の場合は消せるようにシャープペンシル、仕事の締め切りがある日なら赤で囲う、プライベートの予定は青いペン、といったようにです。
取引先と会う予定は緑色、美容院やネイルサロンの予定はピンク色、などと色を細分化させすぎるとかえってゴチャゴチャしますから、おすすめしません。

⑤心に残った言葉を書く

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本を読んでいて感銘を受けた言葉、友人からの心のこもった言葉、通りすがりの子どもが放ったユニークな台詞、何でも構いません。
自分が、素敵、面白い、救われた、やる気が出た、と前向きな気持ちになれた言葉を忘れないように書き込みましょう。
後から見返した時に、気持ちが和らいだり楽しくなったりする言葉を見つけると、幸せな気持ちになれます。

⑥読書記録を残す

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ビジネス書や自己啓発書を読んでいて、これは、と思うことがあっても、後から思い出そうとすると「何で読んだんだっけな・・・」と曖昧な記憶でしか残らないことは多々ありますよね。
詳細な読書記録を残せるといいのですが、手間だ、面倒だ、続かない、という理由で、あらためてノートを作ったところで無駄になってしまうことも。

手帳に、何という本の何ページにこんなことが書いてあって自分はこう考えた、ということや、重要だと感じた部分をキーワードにして簡単に書いておくといいでしょう。
今年はどんな本を読んだのかという記録も1年単位でまとめて残すことができ、効率的です。

まとめ

デキる女になる手帳の書き方と題して、手帳の意義と書き方の例をいくつかご紹介しました。
手帳をただのスケジュール管理の道具として使用するとかさばる荷物ですが、自分の思考や経験を脳に代わって記憶しておいてくれる物と捉えると、こんなに頼もしいパートナーはいません。

手帳を相棒のように長年使用している人の中には、何年も同じシステム手帳を愛用している人もいれば、常にポケットにコピー用紙を忍ばせて、書かねばと思ったときに自由に書き、それをファイリングするという形を取っている人もいます。

いずれにせよ共通していることは、ペンを使って書くということ。
自分のイメージに添わせて文字を大きくしたり、イラストを付けたり、自由に表現できることが、手書き手帳の尽きない人気の理由の一つのようです。
手帳の形、書き方は人それぞれ。
ぜひ、自分なりのベストの書き方を見つけて、仕事にプライベートに役立ててくださいね。

 

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