体内時計に合わせた時間の使い方で、効率はもっと上がる!タイムマネジメントに最適な方法とは

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時間の効率の良い使い方は人それぞれ

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毎日することが多くて忙しく、時間をフル活用しているはずなのになぜか充実感がない。
一日の予定を立てても予定外の仕事が舞い込み、いつも時間内に終わらなくて結局残業・・・
と、あくせくした毎日を送っていませんか?
時計がすぐそばにあることに慣れてあまり意識しませんが、そもそも時間は見えないもので、同じ一分でも人によって、過ごしている内容によって、体調によって感じ方が変化するものです。

時計は時間を見えるようにするツールであり、目安です。
とは言え、24時間周期のリズムは体内時計とも合致しており、身体に無理がなく働くにはちょうど良い目安なのです。
体内時計を意識してスケジュール配分をすることで、もっと効率よく働くことができるようになりますよ。

サーカディアンリズムって?

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地球はおおよそ24時間周期で昼と夜を一周します。
この環境の大きな変化に適応するために、人間を始め多くの生物が地球と同様の周期性を身体に持つことになりました。
これを、サーカディアンリズム(概日周期)と呼びます。

一日の流れが全然わからない場所にいても、お腹がすいたり眠たくなったりするのは、身体がサーカディアンリズムにのっとって動いているからです。
この、サーカディアンリズムに逆らわないで生活すると、心身ともに負担が少なく健康でいられます。
残業が続いて眠る直前に食事をしたり、忙しいからといって徹夜をしたりすると、サーカディアンリズムからずれて肉体的、精神的に大きなストレスになります。

スケジュール管理をしない行き当たりばったりの働き方は、時間の使い方として効率が悪いだけでなく、不調の原因にもなるのです。

得意とする時間帯に、得意なことをさせてあげる

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サーカディアンリズムに従うと、朝6時頃起床するとホルモンの働きで21時頃からだんだん眠たくなってきます。

会社の社長職などに就いている人に一日の流れを訪ねるインタビューを、雑誌でときどき見かけますが、多くの仕事、決定を下して忙しくしているにもかかわらず、6時起床23~24時就寝という人が多いようです。
これは体内時計に無理のない時間配分をすることで、仕事の効率や精度を上げることができるということを、理論的にも感覚的にも知っているからなのだと思います。

人は、体温が低い時間帯は頭も体もよく働かないということが知られています。
一日の時間の流れでいうと、早朝、起きたばかりの時間はまだ集中力もさほど高くありません。

10時頃から14時頃論理的な思考に優れているので、何かを判断したりアイデアを練ったりするのに向き、体温が最も高くなる16時から20時は、短期記憶や計算が必要な問題などを解くのに適していると言われます。
資格試験や昇進試験の勉強をするときは、夕方~夕食前くらいがベストな時間ということになります。

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深夜は集中力ががくっと下がりますので、夜遅い時間まで仕事をしたり、勉強をしたりするのは効率が良くありませんし、ミスもしやすい時間帯です。

また、朝活という始業前に勉強会をしたり習い事をしたりという活動が流行りましたが、本格的な仕事を始める前の軽いジャブと考えるととても理にかなった活動です。

一方、午後の早い時間は、誰もが経験したことがあるように眠気に襲われやすい時間帯で、集中力が低下しますので、可能ならば15分程度の仮眠が取れるとその後の時間に好影響です。
一日の仕事のスケジュールを自分で作り上げることができる人は、脳や身体が得意とする時間帯に適した仕事を入れてあげると、効率の良い時間の使い方をすることができます。

自分が1日に何をしているのかを書き出してみる

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サーカディアンリズムにのっとった時間の使い方でより効率よく仕事ができるということを説明してきましたが、自分の都合だけで仕事を進められることばかりではありませんよね。

お客さん相手だとその対応に予定外の時間を取られてしまいますし、完璧なスケジューリングをしたつもりでも、火急の用件が入って来ればすぐに狂います。
仕事に追われてバタバタしてしまい、いつもそれで一日が終わってしまって充実感がないという人は、いつも自分が何をしているのかを紙に書き出してみましょう。

朝起きてから寝るまで一日にしていることを、なるべく細かく書き出します。
身支度、朝食、通勤、メール確認、会議、資料作成、休憩、取引先訪問、来客対応、SNS作成、夕食、テレビ鑑賞、等々。

それから、どのくらいの時間それをしているのかを隣に書き出します。
すると、この事にこんなに時間をかけなくてもいいな、とか、もっと手早くできるな、といった、ちょっとした無駄な時間を発見することができます。

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お金の管理をするときも同様にしますよね。
何にどのくらい使っているのかを記録して、使い過ぎている部分を削ることで、節約でき、他にそのお金を回すことができます。

また、書くだけで痩せるというレコーディングダイエットも、自分がどのくらい摂取しているかを把握することで、摂り過ぎているカロリーを制限しようとします。
毎日漫然と行っていることを具体的な数値にして目で見てわかるようにすると、時間のやりくりがしやすくなるのです。

お客さんへの急な対応や、予定外の用件が入って来ることが度々あるという人は、時間のやりくりをして浮いた時間で何かをしようとするのではなく、そのまま空けておきましょう。
一日の予定に空白の時間があれば、予定外のことが起きればその時間を使えますし、何もなく平和だったら通常の仕事を早く進めることができます。

スケジューリングはぎりぎりの時間ではなく、余裕を持たせて設定してあげるのがおすすめです。
人は本来分刻みのスケジュールで動けるものではありませんし、慣れない事ならなおさら予測した時間よりも長くかかるのが常です。
予定通りに進まないと達成感がなく気分も落ち込みがちですが、自分でちょっと甘めかな、という時間設定でも、達成できたら次の意欲につながります。

優先順位を決める

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今日中にしなくてはならない仕事が終わらずに、毎日残業ばかり・・・
という人は、もしかしたら優先順位がうまく付けられていないのかもしれません。

効率よく働いて成績を上げている、いわゆる「デキる人」は、意識的に、もしかしたら無意識に行っているかもしれませんが、仕事に優先順位を付けています。
それは仕事内容の重要度でもそうですし、急ぎなのか急がなくて良いのかという時間の問題も含めます。

頭で考えているだけだと項目を忘れがちですから、これもきちんと紙に書き出してみましょう。
そして、仕事内容と締め切り時間を考慮して、すぐに取り掛かる必要がある順にナンバリングしていきます。

もしかしたら、やってもやらなくてもいいことを、習慣だからと毎日していませんか?
必要のない、もしくは週に一度や月に一度で済むようなことは、ルーティンワークから外しましょう。

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これは、前日の就業後、もしくは始業前に行うと良いでしょう。
毎日のリストを作る他に、週単位や月単位でやらなければならないことを書き出して優先順位を決めておくと、自分のスケジュールが俯瞰できて仕事の効率はもっと上がります。

仕事での時間の使い方として最悪なのは、先を見ずに思いついたことからやっていくようなやり方です。
1、2、3、4・・・とナンバリングするのが難しければ、

  • 「今日中に絶対にしなければならないこと」
  • 「今日中にできればやっておきたいこと」
  • 「明日でもいいこと」
  • 「今週中にできればいいこと」
  • 「今月中でもいいこと」
  • 「べつに自分がやらなくてもいいこと」

の6つに大まかに分けることから始めてみましょう。

まとめ

タイムイズマネーとよく言われますが、時間はお金と違って溜まりませんし、使わなくてもなくなっていきます。
時間を効率よく使って毎日の生活を仕事だけに終わらせず、趣味や勉強に充てられると、同じ時間を過ごしていても充足感が全然違ってきます。

もし夜更かしや不規則な生活が癖になってしまっていたら、まずはそこを見直して、生活にリズムをつけることから始めてみてください。
仕事の効率が良くなることはもちろん、美容や健康にも良く、毎日を前向きに過ごすことができるようになりますよ。

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