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すぐにマネできる!大量に溜まっていく書類を整理するならこの方法!

書類整理にポイントは?どうしたら大量の書類を整理できるかをピンポイントで押さえましょう!書類収納を助けてくれる便利グッズの紹介も。もう探さない・溜めない整理の決定版です。

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かさばりがちな書類をどうにかしたい

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次々と郵送されてくる郵便物やどんどん溜まる書類。
大事にしまっておいたハズなのにいざ必要になった時、「あれ?ない!どこにしまったんだっけ・・・」なんて思うことはありませんか?
大量の書類は意外と収納スペースをとってしまい、もったいない場所の使い方になっている場合もあります。

そこで今回は、すぐにマネできる簡単な書類の整理方法を便利グッズと一緒にご紹介したいと思います。

とにかく捨てよう!

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オフィスでも自宅でも共通の方法は「不要なものはすぐ捨てる」ことです。
例えば、「これはいつか使うかもしれない」とっておいた資料やカタログ。
実際、見返したことは少ないのではないでしょうか。
本当に必要な情報ならその場で目を通したり、必要な部分だけ保管して置くことも可能です。

大量に溜まってしまって分類をしていない書類があるなら、一度分別をしてみるといいかもしてません。

それでも判断に迷うもの、期日までとっておきたいものは

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ボックスを利用して一時保管場所として活用しましょう。
あくまで一時保管なので、ボックスがいっぱいになったら随時不要なものから捨てて下さい。
一時保管ボックスの買い増しはダメ。
不要な書類を溜め込みやすくなります。

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引用:©www.amazon.co.jp

アイリスオーヤマ ボックス
価格:360円(税込)

その書類の賞味期限はいつ?過ぎていたら処分を

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食品と同じように書類の情報にも賞味期限があります。
なんとなくとっておいているものの、その書類の情報は古くないですか?

記入用紙の書類などたくさん持っていても、書式が変わってしまっているなんてこともあります。
さらにキャンペーンの案内、タウン情報、フリーペーパーなどもそのイベントが終わってしまっていたらもう不要です。
一時保管したものの賞味期限を確かめて処分していきましょう。

保存書類の保管方法

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重要なことは必要となったとき、必要な書類がすぐ出てくることです。
そのためにまず、ラベリングをしましょう。

例えば「保険証書」契約内容や分厚い約款などと一緒に保管している方も多いと思いますが、請求時に使うのは「保険証書」です。
なので、付随する書類とはバラバラにして「保険証書」とラベリングしてひとまとめにしておいた方がいざという時、すぐ探し出せます。

ラベリング後はこのようなボックスに入れておくと部屋もスッキリ見えて、同じもので統一してあげればゴチャゴチャした感じにならないのでおすすめです。

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引用:©www.muji.net

無印良品
ポリプロピレンファイルボックス・スタンダードタイプ・A4用・ホワイトグレー
価格:700円(税込)

無印良品公式HPはこちら。

捨てるとマズそうな書類は

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給与明細、年金関係、税金関係、役場から送られてくるような書類もたくさんありますね。
税金の還付に必要な書類、レシートなどは申告までは保管が必要なので、きちんととっておく必要があります。

こういった一定期間、保管が必要な書類はクリアファイル、レターケースや仕切り付きのファイルを使用して種類ごとに収納しておくと便利です。

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引用:©item.rakuten.co.jp

ドキュメントスタンドsedia
価格:1,300円(税抜)

こちらはアコーディオン式のファイルスタンドです。
注目して頂きたいのは、伸縮が自在で分類に便利なインデックスがはじめからついているところです。
これなら大事な書類がバラバラにならずに保存できますね。

ペーパーレス化もあり◎

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PCに詳しい方なら、クラウド上に書類をアップしておけばその中で管理して保存してある紙の書類の量は格段に減らすことができます。

お手持ちのiPhoneをスキャナー代わりに使えるこんな商品もありますよ。

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引用:©store.shopping.yahoo.co.jp

iPhoneを高性能スキャナにするかしこい照明
価格:12,800円(税込)

スキャナーの中では比較的安価で、使わないときはデスクライトのもなる優れもの。
「情報はとにかくとっておきたいけれど紙は要らない」という方にオススメです。

分厚くて、場所をとる電化製品の取り扱い説明書も最近のものならほとんど企業のホームページを調べれば分かります。
「ほとんど説明書を見ないし、使い方はもう理解している」という説明書は処分してしまっても構わないと思います。

まとめ

最後に書類整理の手順をまとめてみました。
やり方と使うグッズなどは紹介したものを参考にすると簡単に誰でも実行できると思います。

①不要な書類を捨てる

溜め込んだ書類で不要なものを思い切って捨てましょう。

②分類分けをする

長期保管が必要なものと短期間のもの、書類の種類でカテゴリ分けをします。

③分類したものを名前をつけて収納する

ラベルで何が収納されているか分かるようにして書類をしまっていきます。

④1~3を継続します。

書類をしまう場所が決まると自然と書類を探すことが減ったり、溜め込みも解消されているでしょう。
特に収納スペースが限られている場合は不要な書類を捨てることがスッキリした収納への近道なので、ここは勇気を持って要らない書類を捨てましょう!

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